クライアント提供用のマニュアルが業務効率化と顧客満足度を実現

社会保険労務士法人三交会

業種: 士業｜社労士

従業員数: 1～99名

目的・効果: 社内ナレッジベースの構築とマニュアルの整備

導入前の課題

マニュアル作成と運用が社内に定着しなかった

導入後の効果

社員が自発的にマニュアルを作成・共有するようになった
クライアント毎に提供しているマニュアルが事業活動に寄与

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増えない育たないドキュメント作成ツールによるマニュアル

導入を考えた背景について教えてください

武久さん：

社会保険労務士は頻繁な法改正への迅速且つ正確な対応が求められるため、ナレッジ共有や運用について課題に感じていました。数年前から Word や Google ドキュメントなどのドキュメント作成ツールを用いて、ナレッジの作成に取り組んできましたが、マニュアル作成が思いのほか進まず、社内のナレッジベースが構築できませんでした。

また、形式を統一しない環境でそれぞれの担当者がマニュアル作成していたことで、読みにくい、使いにくいというマニュアルが生まれてしまっていました。

社員ひとりひとりの人材教育はもちろん、優秀な社員が健康等の理由で社を一時的に離れなければならない状況が生まれても、その人の代わりに業務が遂行できる経営体制にしたいと考え、そのためにもマニュアルの整備と運用の定着化が必要でした。

toaster teamのご感想を教えてください

武久さん：

toaster team を導入後、所員が自発的にマニュアル作成を始めてくれて、マニュアルががどんどん量産されていったことに驚きました。

武久さん：

toaster team では、作成したいマニュアルのフローが型化されており、迷わず作成できるため、マニュアル作成のハードルが下がったと思います。また、画像内に図形や文字を挿入できる画像編集機能を活用することで、画像を使ってて説明するマニュアルの方が製作の負担が低いことも大きな要素だと思います。

ニュースボード機能では、法改正に関するニュースや記事の情報をチームでストック化しながら、社員同士で意見やコメントできる点を期待しています。

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クライアント毎に用意したマニュアルが事業拡大に貢献

導入の効果についてはいかがでしょうか？

武久さん：

顧問先から勤怠管理ツールの操作方法や労務に関するご相談があった際、従来はお電話でご対応しながらご説明していたのですが、toaster team で作成しマニュアルをクライアント毎に提供することで、短時間で効率よく説明できるようになりました。

従来、お電話やチャットでご説明していたのですが、マニュアルや手順書そのものを共有することで、クライアントが自助解決できるようになったので、業務の効率化と顧客満足度につながっています。

クラウドサービスの提供ベンダーもヘルプページや Q&A を用意しており、本来それを読んでいただければ解決するはずなんですが、ヘルプページの数が多くて探しにくく、入社などのイベント別に運用手順がまとまっていなかったりと、クライアントが実際に運用するうえでは使いにくい部分もあるんですね。

当社では、この使い方のポイントだけ押さえれば良いというノウハウを押さえ、toaster team を使って独自のマニュアルを作成しているため、クライアント先にはたいへん好評です。

私自身が率先してクラウドサービスを社内導入しているので、他の所員が使い方などを都度質問に来るため、どうしても時間をとられてしまいがちでした。

toaster team でマニュアル化しておいたことで、私自身の時間もとられることなく、所員のオンボーディングと事務所全体のレベルアップの実現ができたたことは大きな効果ですね。

誰もが業務を行える体制の構築や社員教育の効率化だけでなく、事務所全体のサービス品質向上や事業拡大の面でも効果が現れつつあります。

武久さん：

生産性という点では toaster team の画像編集機能の活用により、マニュアル作成のスピードが格段と速くなりました。従来、スクリーンショット画像の編集に Windows に添付されているペイントを使っていたのですが、編集した画像をアップロードしたり、また再編集が必要な際は元の画像を探して、また 1 から画像編集しなおさないといけませんでした。

toaster team の画像編集機能は、アップロードした元の画像をワンクリックでテキストや図形を重ねるなどの編集ができることや、何度でも再編集行えるのがマニュアル作成時間の短縮に大きく貢献しています。