事業規模の拡大に合わせてマニュアル整備を充実し、業務の脱属人化を実現

規模の拡大によりマニュアル作成が必要に

ヘルプドッグマニュアルを導入した背景を教えて下さい

宗宮さん：

私は独立するまで、チームで働いた経験が乏しく、マニュアルを作成したり、業務のレクチャーや教育を行う機会が多くありませんでした。

独立当初も、自分で書類の手続きやお客様との打ち合わせ、提案まで一人で業務を完結していたので、マニュアルの必要性をそれほど感じていませんでした。

しかし、徐々にお客様が増えてきて、自身の業務を従業員へ移譲していくようになりました。それに伴って、従業員へ業務内容や業務手順のレクチャーの機会が増加したことをきっかけに、マニュアルを整備する必要性を感じはじめました。

実際、レクチャーには相応の時間がかかっていましたし、業務内容の説明や引き継ぎを繰り返すうちに「ここは説明しなくてもわかるだろう」と、本来、時間をかけるべき説明を忙しさに追われたことで割愛してしまったんですね。また、税理士事務所として規模を拡大していくにあたり、経験問わず、誰でも業務が滞りなく行えるようにするため、業務の属人化を解消する必要性も課題として感じていました。

こうした背景から、業務のマニュアル化を進めるにあたって、最適なツールを探しはじめました。いくつかのマニュアル作成サービスを試してみましたが、ヘルプドッグマニュアルが他のサービスよりも機能や使い勝手が良いうえに、コストパフォーマンスも高く、当社が求めていた理想のツールだと考え、導入を決めました。

社内外の業務をマニュアル化。まずは月3本を目標に

ヘルプドッグマニュアルを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

宗宮さん：

まずは「1人あたり月に3本のマニュアルを作成しよう」と目標を立てて、従業員とマニュアル整備のプロジェクトを開始しました。所員それぞれがマニュアルの制作を進めてくれたおかげで、現在は社内マニュアルのほか、お客様へ共有するマニュアルまで充実しています。

お客さま向けのマニュアルは、月次の記帳の流れを解説したものや、給与計算の流れを解説したもの、会計ツールの使い方の解説など、お客様のご要望に合わせて作成しています。お客様向けの資料ではありますが、社内でもこれらのマニュアルを参照することがあり、たいへん役立っています。

社内向けのマニュアルでは、プリンタの使い方をはじめとしたバックオフィス業務に関するマニュアルや、申告書の作成方法のマニュアル、さらに年末調整や確定申告などの繁忙期での運用を記したマニュアルを用意しています。繁忙期では、従業員の負担も大きく業務タスクに追われがちになってしまうので、これらのマニュアルを「フェスマニュアル」と名付けて、気分だけでもお祭り騒ぎ気分になれるような工夫をしています（笑）

マニュアルのラインナップが充実したこともあり、定例の振り返り会の中でトピックとして挙げられたマニュアルの作成を進めています。また、入社したばかりの新人や中途社員がマニュアルを見て、よくわからなかったと感じたポイントを追記・改訂することで、さらに使いやすいマニュアルが生まれる良い循環が出来ています。

マニュアル化による脱属人化で人とのコミュニケーションに注力

ヘルプドッグマニュアルを導入した効果はいかがでしたか？

宗宮さん：

申告書の作成手順やツールの使い方などさまざまな業務内容をマニュアル化したことで、業務の標準化が実現できました。

利用しているクラウドサービスのサポートページやヘルプサイト、専門の書籍はどうしても読みづらく、実務経験の浅い方は読んですぐに理解することが難しいのが実情です。トースタチームで制作したマニュアルは同じ職場で働く従業員の目線で書かれており、より実務に沿った内容なので、マニュアルを読むだけですぐに理解し、業務を進められるのが良いですね。

最近は、お客様への依頼内容もヘルプドッグマニュアルでパッケージ化していて、新規の顧問先などには、月次資料の受け渡し方法などをまとめたマニュアルを外部公開機能で共有しています。煩雑になりがちなお客様とのやり取りのフローもこれにより標準化できました。

多くの業務をマニュアル化したことで、注力するべきお客様とのコミュニケーション、信頼関係の構築などに時間を割けるようになったと感じています。

人の入れ替わりや事業の拡大には必須のサービス

ヘルプドッグマニュアルをどのような方に勧めたいですか？

宗宮さん：

基本的にはどのような税理士事務所でも導入するべきだと思います。特に若い世代が多くて、入退社が頻繁にある事務所などでは、業務の手順をマニュアル化しておくことで、新人の教育や引き継ぎがスムーズになると思います。なによりマニュアル化することで業務が平準化され、時間効率が上がりますね。

また、新たに記帳代行を請け負うなど、事業を広げていく際には自分以外のスタッフへ業務を任せる必要がでてきますから、そういった展望があるのであれば、マニュアル化を進めておいて損はないと思います。

【お話を伺った方】

代表 宗宮朋之 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。