全国21店舗で展開するスクール事業の業務をマニュアル化し、従業員教育にかかる時間の削減と効率化を達成

全国にあるスタジオを円滑に運営するため、マニュアルが必要に

ヘルプドッグマニュアルを導入した背景を教えて下さい

早崎さん：

当社は音楽教室を中心としたスクール事業を運営しており、全国に21箇所のスタジオがあります。各スタジオでは、講師がレッスン前に鍵を解錠し、生徒を入室させています。

しかし、以前は鍵の開け方やスタジオ内のWi-Fiなど、機材の使い方やトラブルシューティングに関するマニュアルが整備されていませんでした。そのため、問題が発生するたびに社内の担当者が電話などで説明する必要がありました。

さらに、スタジオ運営以外にも社内で利用しているシステムの使い方やPCのセットアップ方法など、統一されたマニュアルがなく、新しい社員が入社するたびにこれらのレクチャーやセットアップが担当者の負担となっていました。

そこで、社内向けのマニュアルを整備し、一元管理できるツールの導入を検討し始めました。

ヘルプドッグマニュアルの導入に至った決め手は何だったのでしょう？

早崎さん：

一番の決め手は、その使いやすさです。ヘルプドッグマニュアルはシンプルな操作画面で、とても簡単にマニュアルを作成できます。また、キーワード検索で必要な情報にすぐたどり着ける点も魅力的でした。

ヘルプドッグマニュアルを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

早崎さん：

社内ツールの利用方法やスタジオの使い方、講師の報酬ルールなど、社内のあらゆる情報をヘルプドッグマニュアルに記載しています。社員やアルバイトにもアカウントを付与し、マニュアルを作成できるようにしているため、全社でヘルプドッグマニュアルを活用して業務のノウハウを蓄積する文化が醸成されています。

業務の効率化で、付加価値の高い業務に時間を充てられるように

ヘルプドッグマニュアルを導入した効果はいかがでしたか？

早崎さん：

質問に対して毎回口頭で答える必要がなくなり、マニュアルを見てもらうことで解決できるようになりました。この効率化で空いた工数を活用し、より付加価値の高い業務に取り組むことができるようになりました。具体的には、私は情報システム担当として各種アカウントやPCの設定を行っていますが、その中でも難易度の低い作業をマニュアル化しました。これにより空いた時間を活用し、各スタジオのインターネット回線変更プロジェクトなど、成功するとコストメリットが得られる重要度の高い業務に取り組むことができています。

また、新入社員もヘルプドッグマニュアルのおかげで業務へのキャッチアップが簡単になりました。つきっきりでレクチャーをできない状況でも、ヘルプドッグマニュアルを見れば不明点を解決できるようになったため、時間の効率化はもちろん、心理的にも安心感が得られるようになったと思います。

あらゆる業種・業態におすすめの業務効率化ツール

ヘルプドッグマニュアルをどんな企業に勧めたいですか？

早崎さん：

業種・業界を問わず、どの企業でも非常に役立つツールだと思います。特定の人に依存していた業務をマニュアル化することで、誰でもすぐに業務に対応できるようになります。

生産性の向上や属人化の解消は、今後どの企業も向き合わなければならない課題です。その第一歩として、こうしたツールを導入することは非常に有効だと思います。

ヘルプドッグマニュアルを使ってルーティンワークを効率化

今後はどのようにヘルプドッグマニュアルの活用を進めたいですか？

早崎さん：

今はヘルプドッグマニュアルにあらゆる情報を集約する文化がとても良い形で根付いてきているので、この流れを継続していきたいですね。ヘルプドッグマニュアルを使ってルーティンワークを効率化し、問題解決に充てる時間をさらに増やしていきたいと考えています。

【お話を伺った方】

新規事業開発本部　研究開発課 マーケティングチーム 早崎翔大 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。