従業員規模の拡大に合わせてマニュアルを整備。教育コストの削減に

株式会社ベストマッチ

業種

人材サービス業

目的・効果

マニュアルの再整備による業務効率化

導入前の課題

マニュアルのフォーマットがバラバラですぐに検索できない
新人教育や引き継ぎは口頭ベースで属人的
マニュアルの情報を更新できていない

導入後の効果

トースターチームにマニュアルを集約し検索性を向上
マニュアルをベースにした教育、引き継ぎで業務の標準化を実現
いつでも簡単にマニュアルを最新情報に更新

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パワポとワードのマニュアルが社内で活用されない課題に取り組む

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

吉田さん：

パワーポイントやワードを使って、社内ツールの使い方などをマニュアルとしてまとめてたのですが、異なるファイル形式やフォーマットが統一されていないため、作成した本人以外はどのマニュアルの何処を見ればよい良いのか分からない状態でした。

そのため、社内マニュアルがあるにもかかわらず、誰も活用しない状況が生まれてしまい、多くの場面で口頭によるレクチャーや説明が行われていました。この方法では業務手順を伝える際、人によって異なる内容を伝えてしまったり、業務時間から教育に割く時間やコストが非常に大きいなどの課題がありました。

このような状況から、社内の誰もがすぐに活用できるマニュアル環境を再整備する必要性を感じ、トースターチームの導入に至りました。

トースターチームの導入に至った決め手は何だったのでしょう？

吉田さん：

複数のマニュアル作成ツールを比較検討した結果、豊富な機能や価格の面でトースターチームが最も適していると判断しました。

特に、私たちが最も課題にしていたマニュアルのフォーマット問題を解決するための機能が備わっている点が決め手でした。これにより誰が作成しても一貫した品質で、マニュアルを作成できるのが魅力でした。

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増える社内ツールに対し、自社独自の運用マニュアルを整備

トースターチームを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

吉田さん：

導入後、新入社員が4月に入社するまでの半年間で「マニュアルを日常的に利用できる状態にする」という目標を立てました。最初の3ヶ月でマニュアル化が必要なシーンやテーマを特定し、続く3ヶ月でマニュアルを制作、社内へ展開しました。ツールの簡便さもあり、計画よりも早い社内展開と運用を実現することができました。

河端さん：

ここ数年で従業員数が増え、勤怠管理ツールをはじめ、さまざまな業務ツールを導入するタイミングでしたので、すべての業務ツールの使い方をマニュアル化し、自社独自の運用方法を記載したオリジナルのマニュアルを整備しました。

マニュアルの作成工数を1/3に削減し、教育コストも大幅短縮化に成功

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

吉田さん：

マニュアルを整備したことで、新入社員の教育にかかる工数を大幅に削減できました。以前は、マンツーマンで業務ツールの利用方法を教える必要があり、多い日には10人もの新入社員を指導することがありました。今はマニュアルを活用することで、つきっきりで教える必要がなくなり、教育者の業務時間が逼迫される問題も解決しました。

河端さん：

マニュアルベースでの教育に移行したことで、教える内容の不均一性や漏れも解消することができました。以前は教える人によって指導内容が異なることで、新入社員の成長にばらつきが生じていましたが、今では誰が教えても同じ内容を均一に伝えることができています。

吉田さん：

マニュアルの作成時間も大幅に短縮できました。トースターチームではマニュアルのフォーマットが用意されており、ステップに従うだけで簡単にマニュアルを作成できます。画像の挿入や編集も容易で、必要に応じてすぐに最新情報にアップデートできます。パワーポイントやワードでマニュアル作成していた時と比較して、わずか1/3の時間と工数でマニュアルを作成できるようになりました。

実際にマニュアルをご利用いただいている社内の皆様の反応はいかがですか？

吉田さん：

マニュアルの利用が格段に増えたという声を多く聞いています。特に新入社員は、不明な点があればトースターチームを参照することが習慣になっているようです。

河端さん：

不明点がある際に、まずトースターチーム内のマニュアルを調査し、その後、先輩社員に質問するようになりました。この結果、質問内容がより具体的で答えやすくなり、短時間でのオンボーディングを実現しています。また、十分に理解できなかったマニュアルの部分は、最新情報を追記するなど改善を行っており、常に使いやすいマニュアル環境を推進しています。