未経験の新入社員向けにマニュアルの管理方法を一新

業界未経験の新入社員向けにマニュアルを整備

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

竹之内さん：

新入社員の採用が本格化し、業界未経験のメンバーが増えてきたため、新人教育にあたって社内マニュアルの整備を進める必要がありました。

それまでもマニュアルの作成や管理はしていたものの、作成する人によって Word や Excel、PowerPoint など使用するツールが異なるため、体裁がバラバラでした。また、マニュアルの共有を全社の共有サーバーに格納して共有していたため、マニュアル以外のファイルと混在し、必要なマニュアルをすぐに見つけられない状況となっていました。

マニュアルを統一化されたフォーマットで一元管理できるツールの導入を検討すべきだと考えていた時に、多くの税理士法人でトースターチームが利用されていると知り、導入に至りました。

新人とベテランの両目線でマニュアルを作っていきたい

トースターチームをどのようにご利用されていますか？

竹之内さん：

まずは、既存のバラバラのフォーマットであったマニュアルをトースターチームへ移管しています。また、新規のマニュアルについては現場で作業をするスタッフに作成をお願いしており、マニュアルの整備が進んでいます。

今後は教育の一環として、研修や指導を受けた新入社員に、マニュアルを作成してもらいたいと考えています。ある程度業務を経験すると「ここはマニュアルに書かなくても分かるだろう」と記載を省いてしまうことがありますが、新入社員であれば知識や経験がない分、詳細なマニュアルが作れると考えています。もちろん、ベテランスタッフの経験なども反映して充実したコンテンツを揃えていきたいですね。

マニュアルにはどのような内容を記載していますか？

竹之内さん：

主な用途としては社内業務の解説をマニュアル化しています。こちらは特に業界未経験のスタッフへの教育に活用しています。この他、研修資料をはじめ社内ルールの共有など、全社員へ周知すべき内容もトースターチームを使って作成・管理しています。

また、社内だけでなく、お客様へお渡しするマニュアルや作業手順書もトースターチームの外部共有機能を使って作成・共有をしています。

マニュアルのフォーマット化で作成時間が短縮

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

竹之内さん：

まずマニュアル作成にかかる時間が短縮しました。これまで利用していた Word や Excel などは、読みやすくするために自分でデザインやレイアウトを考えながらマニュアルを作る必要がありましたが、トースターチームでは見出しやレイアウトがフォーマット化されているので、記載する内容や文書だけに集中して書けば、誰でも読みやすいマニュアルに仕上がります。

操作も簡単ですから、使い方の解説などを読まずとも直感的に操作ができました。デザインがフォーマット化されていて、操作も簡単なので、マニュアル作成のハードルも大幅に下がったように感じています。私だけが使うものではないので、他の従業員が簡単かつ気軽にマニュアルの作成に取り組んでくれる点は組織で利用する上で非常に魅力的です。

お客様への情報共有にも非常に役立っています。年末調整の手順など、マニュアルをお客様へ送付することが多いのですが、これまでは各担当者がそれぞれ自分で作ったマニュアルをお客様へそれぞれ送付していました。そのため、人によって内容や伝え方が異なっていたり、その分、手間もかかっていました。

トースターチームでは 1 つのマニュアルを作成すれば、URL をお送りするだけで全員が同じものを利用できます。デザインも含めてテンプレート化されているのでお客様も理解がしやすいマニュアルになったとお褒めいただくケースもありました。

情報共有が多い組織におすすめのツール

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

竹之内さん：

ファイルの管理や共有がとても楽なので、マニュアルや社内ルール、手順書などを共有することが多い方にはとてもおすすめです。作成だけでなく管理も簡単ですし、自社サーバーではなくクラウドでどこからでもアクセスできる点も便利です。必要な情報にすぐにアクセスできるような環境づくりにはピッタリのサービスではないでしょうか。

【お話を伺った方】

マネージャー 竹之内和紀 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。