業務を属人化させない 社員自らが取り組むナレッジベースを構築

業務マニュアルのクラウド化を模索

導入を考えた背景について教えてください

池田さん：

会計事務所共通の課題として業務が属人化しやすいと言われています。

特にひとりの担当者が数十件のクライアントを担当するのですが、その担当者が離職すると引き継ぎが上手くいかないことが多く、業務そのものがブラックボックス化してしまい、その担当者しか出来ない業務が生まれがちになってしまう側面があります。

また、業界共通の課題として残業の多さが顕在化していましたので、当社としても残業ゼロの実現に取り組んでいました。同じ業務内容であれば、誰でもできる組織を作ることで、ひとりの業務負担の削減につながるとともに、事務所全体のレベル底上げにもつながると考えました。

そのため、弊社では以前から業務の標準化を実現するため、業務やクライアント毎のマニュアル化を社内で進めてきました。当時、エクセルやパワーポイントのフォーマットで作成したマニュアルを印刷し、事務所のスタッフ全員がいつでも手に取れる環境にしていました。

池田さん：

ところがマニュアルを用意して会社に置いておくだけでは、なかなか活用されないんですよね。全社であらゆるデータのクラウド化を進めていた一方で、マニュアルだけが依然として紙のまま残っていたため、マニュアルも Web で皆が利用できるようにと考えたのですが、専用のマニュアル作成ツールはコストが非常に高いものが多かった。

それでも、業務の標準化は当社のミッションですから、マニュアルのクラウド化を実現するツールを探していたのですが、なかなか納得のいくツールに出会えなかったんです。そんな折、toaster team に出会うことができました。

人材育成を通じた業務の標準化は必要不可欠

toaster teamのご感想を教えてください

池田さん：

伊藤会計事務所では積極的にクラウドサービスの導入と活用を進めています。例えば、チャットツールやカレンダー、ファイル共有ツール、グループウェアなどです。

そのため、事務所のメンバーのクラウドサービスに対する意識や要望はとても高いため、toaster team をトライアルとして導入した際、社員に受け入れられるか心配しましたが、操作性や UI が素晴らしく、社員全員が使うことができ、とても好評でした。

業務マニュアルや手順書をレシピとして作成するメンバーがまだまだ限定的なため、今後の課題は「誰がいつまでにレシピ化しなさい」と求めるのではなく、社員ひとりひとり自ら業務の棚卸しを経て、レシピを共有するカルチャーを定着化したいと考えています。

伊藤代表：

元々、税理士業界というところは、自分の知識は自分で積み上げて自分で勉強していくものだという慣習がありました。

弊社も創業当初はそのような考えでしたが、事業を進めるなかでそれだと成長に限界があると感じました。そのためにも人材育成を通じた業務の標準化は必要不可欠で、業務の標準化の過程において業務マニュアルの作成や運用は切り離せません。

事務所全体の業務の見える化によって、自動化すべきところと人が関わらないといけないポイントが整理されるなどの棚卸しが出来たとともに、社員の成長に応じた人材配置やサステナブルな組織体制につながります。

しかし、マニュアルと聞くとどうしても面倒で億劫な印象を抱いてしまいがちです。その点、toaster team を使えば、誰でもカジュアルに業務内容をかんたんにマニュアル化できるため、とても満足しています。

現場の声やアイディアをもとにレシピをアップデート

導入の効果についてはいかがでしょうか？

池田さん：

toaster team で業務フローやノウハウをレシピ化すると、他の社員から「こういう機能もありますよ。」「こんな方法もあるんですよ。」といった会話が生まれるんですね。

その結果、現場の声やアイディアをもとにレシピのアップデートにつながり、より活用されるマニュアルに育っていき、それが組織のナレッジベースにつながっています。以前の紙のマニュアルではこのようなことは生まれませんでした。

伊藤代表：

時間とコストを投資して用意した紙のマニュアルは、あまり活用されていないと感じていました。マニュアルが形骸化していたんですね。

toaster team でマニュアルをクラウド化することによって、マニュアルを共有するだけにとどまらず、共有しているマニュアルの閲覧数を確認できるため、全社の活用度を把握できる点が良いですね。

弊社では業務効率の一環として、デュアルディスプレイの環境を構築しているのですが、片方の画面で作業しながら、もう片方の画面で taoster team で作成したマニュアルを参照できるため、活用しやすいのだと思います。

どのような方々におすすめできますか

伊藤代表：

働き方の多様性が広まる一方で、業務効率を求められるため複数の業務を同時にこなす必要がでてきました。

以前のようにひとりが一つのタスクをこなして完結する時代ではなくなったと言えます。このような社会環境のなか、ひとりひとりがさまざまな業務を推進するためにも、ひとつひとつの業務の見える化は必要不可欠だと考えています。

業務のマニュアル化を通じた標準化への取り組みを課題として考えている方々にとって、toaster team は最適な手段だと思います。

池田さん：

toaster team はあらゆる業界で利用できるサービスだと思います。

特に、月次の繰り返し業務やペーパー処理の多い同業である士業の皆さんにはお薦めしたいツールです。ナレッジの積み上げとノウハウの活用効果が高い士業には相性がとても良いと思います。

ひとりひとりの業務範疇が広がることは、組織力の強化につながり、それがクライアントへの最良のサービス提供につながると考えます。

【お話を伺った方】

代表税理士 伊藤桜子 さん

コンサルティング部 リーダー 池田大輔 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。