マニュアルを探す時間が50%削減に。マニュアル環境の整備で社員の業務効率化を達成

専門用語を理解できない新入社員

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

渡辺さん：

当社は、鶏肉を処理する機械の製造や販売、据付を行っています。業界特有の専門用語や社内用語が多いため、新入社員や中途入社者はまずこれらの用語を覚える必要があります。これまでは、先輩社員が都度用語を教える方法を取っていましたが、社員教育を効率化するために、用語集の作成が必要となりました。

また、各部署が異なる方法でマニュアルを作成・管理しており、必要なマニュアルや業務情報にたどり着くまでに時間がかかっていました。そのため、マニュアルも併せて一元管理し、ナレッジマネジメントを強化する必要がありました。

トースターチームの導入に至った決め手は何だったのでしょう？

渡辺さん：

用語集機能とマニュアルの作成・管理機能が両方あることが、選定の決め手となりました。他のツールも検討しましたが、これらの機能を標準で持っているものは少なかったため、トースターチームを採用しました。

また、画面のデザインがシンプルで、誰でも簡単に使えると感じたことも大きな決め手の一つです。

トースターチームを導入してからどのようにご利用頂いていますか？

渡辺さん：

用語集と現場で使用するマニュアルを作成し、事業部内で展開しています。マニュアルは実際の作業の様子をスマートフォンで撮影し、動画マニュアルとして作成・公開しています。

また、勤怠管理や人事関連システムの使い方をまとめたバックオフィス用マニュアルも作成・公開しています。画像やスクリーンショットだけでは伝わりにくい部分も、トースターチームの画面録画機能を活用することで、使い方を簡単に説明できています。

わからないことがあれば、すぐにトースターチームで調べられるように

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

渡辺さん：

トースターチームを活用することで、専門用語や業務の手順などの不明点を簡単に調べられるようになり、社員教育と業務の効率化が大幅に進みました。以前の分散したマニュアル管理とは異なり、今では必要な情報にすぐにたどり着けます。これにより、情報を探す時間が以前の約半分に短縮されました。

さらに、マニュアルの整備により業務の属人化も解消されています。特定の社員だけが知っていた情報もトースターチームでマニュアル化され、問題が発生した際に他の社員でも迅速に業務を引き継げるようになりました。社内からもトースターチームへの肯定的な声が多く聞かれ、導入の効果を実感しています。

石井さん：

インボイスなどの法改正に伴い、ここ数年で新たなシステムをいくつか導入しました。導入に際して、事前にトースターチームでマニュアルを作成しておくことで、スムーズに利用できるようになったと感じています。

メインの業務以外もマニュアル化することで業務の効率化に

トースターチームをどんな企業に勧めたいですか？

渡辺さん：

製造業であれば、現場での主要業務だけでなく、事務作業も多い業種に向いていると感じます。メインの業務はもちろん、作業日報や勤怠記録など、細かな付随作業のマニュアルが積極的に作られることは少ないですが、これらの業務をマニュアル化することで、大幅な効率化が期待できます。

石井さん：

私は、社内で多数のシステムを利用している企業にぴったりだと思います。現在、どの企業でも多くの社内システムやツールを利用していると思います。これらのツールをスムーズに利用し、定着させるためには、マニュアルが非常に重要だと感じています。

社内全体で利用し、お互いの業務理解へ

今後はどのようにトースターチームの活用を進めたいですか？

渡辺さん：

私の事業部から、グループ全体に利用を拡大したいと考えています。特に他のグループでは業務内容が分かりにくいため、マニュアルや用語集を一元管理することで、互いの業務状況を理解しやすくなるのではないでしょうか。

【お話を伺った方】

業務管理部 人事総務グループ 主任 渡辺隆太 さん

業務管理部 人事総務グループ 石井結南 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。