情報の構造化がナレッジ共有の平準化を実現する

toaster team なら、情報を構造化できる

どのようにご利用されていますか？

栗原さん：

弊社は BtoB を基軸にマーケティングのコンサルティングサービスを提供しているのですが、コンサルタントを中心に 10 名で toaster team を利用しています。主な利用シーンとしては、クライアント様向けにご提供するノウハウを toaster team にまとめています。

栗原さん：

例えば、コンサルティングプロジェクトの手順書をまとめたものや、ウェブサイトや LP の改善ノウハウをまとめたもの、イベントやセミナー、ウェビナーの運用に関してなど実にさまざまですね。

また、仕事の進め方マニュアルを作成しており、テーマとして「仕事力が高まる原理原則」や「コンサルタントの心得」、「Slack コミュニケーションの規定」なども揃えています。「Slack コミュニケーションの規定」に関して言うと、スタンプを使うケースやスレッドの立て方、文末での表現を柔らかくする点など、きめ細かくまとめているのが特長です。

toaster teamのご感想を教えてください

栗原さん：

IT 系のドキュメント作成ツールに頼ると、マークダウン記述形式のものが多いですよね。弊社も当初はそちらを利用していたのですが、慣れるのが大変でした。

クライアントさんとのドキュメントのやりとりの多くも Google ドキュメントやパワーポイントのようなフォーマットが多いこともあり、マークダウン記述形式で書くことが業務上はもちろん、慣習としてもなかったんですよね。toaster team なら、普段利用しているビジネスツールと同様の操作感のため、見たまま書ける点がいいですね。

栗原さん：

また、従来のドキュメント作成ツールだと真っ白なページが用意されているだけで、マニュアルや手順書の作成において、情報の構造化自体を自分達で 1 から作成しなければならず、作成する人によって記述形式がばらばらになり、閲覧者にストレスを与えてしまい、理解のばらつきが生まれてしまう。

toaster team なら、「このレシピについて」や「対象者」などテンプレートが標準化されていることや、ステップが用意されているため、情報を構造化できる点が良いですよね。前提や事例、フローなどをステップ別で記載することで、体系だったマニュアルがかんたんに作成できてしまう点などが気に入りまして、ドキュメント作成ツールから乗り換えました。

短期間でレベルアップとサービスクオリティの向上を実現

導入の効果についてはいかがでしょうか？

栗原さん：

弊社が提供するコンサルティングサービスの成果が平準化されてきたと実感しています。当初は私ひとりがコンサルティングを進めてきたところから、徐々に仲間が増え、各々の知見やプロセスを持ち寄ってひとつずつノウハウを体系化していったんですね。

そこからは新しいメンバーがジョインするたびに整備したメソッドやノウハウを用いて教えていってるんですが、年次の浅い人達でも短期間にレベルが上がり、全社的なサービスクオリティの向上にもつながっています。これは非常に良かったなと思います。

栗原さん：

また、toaster team にメソッドやノウハウをストック化しているため、メンバーからの質問や判断を仰がれる際に「これを読んでください」「これを見ておいてください」とコミュニケーションすることで完結できた点も大きなメリットですね。

Slack のようなチャットツールだとどうしても情報がタイムライン上で流れてしまいがちなので、他の人が効率的に参照できなかったり、検索も難しいのですが、toaster team で情報をストック化しておくことで、「この URL を参照しておいてください」で済みますからね。

経験やスキルを体系化しマニュアル化することは、あらゆる効率化につながる

どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか？

栗原さん：

あらゆる業界・業種の方々におすすめしたいですね。働いていらっしゃる方は、ご自分の経験やスキル、判断、基準、行動原則を体系化してマニュアル化することで、会社は勿論のこと、社会そのものの効率化にもつながっていくと思います。

残念ながら、まだまだ業務のマニュアル化が習慣化されている企業さんが多くはないと思うんですが、業務マニュアルの作成などは身につけておくべきスキルとして社員研修の教育プログラム化しておくべきだと思うんですね。toaster team なら、あらゆるナレッジをかんたんに管理、運用できるので、ここに課題感を感じている会社さんは是非お試しいただきたいですね。

【お話を伺った方】

代表取締役 栗原康太 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。