効率的な社員教育とメンバーのマルチタスク化を実現

事業成長に伴って求められた情報共有のスピードと正確さ

導入を考えた背景について教えてください

奥地さん：

当初、弊社のメンバーは手で数えるほどしかいなかったので、新しいメンバーを迎えた際は新人の隣の席に座り、パソコンの画面を一緒に見ながら社内ツールの使い方や運用ルールの説明・作業フローをひとりひとりにレクチャーしていました。

しかし事業の成長に伴ってメンバーも順調に増えはじめ、当初レクチャーされていたメンバーがレクチャーする側になる…という流れが自然にできていましたが、“誰かが誰かに伝える”というのを繰り返していく中で伝言ゲーム化してしまって、独自の解釈や誤った運用につながっていることがボロボロと出てきてしまったんです。この時、業務内容を正確にドキュメント化する必要があると感じました。

そこで、ドキュメント作成ツールを導入したのですが、そのツールがマークダウン記法での作成フォーマットが標準でメンバーのなかには使い方がわからず、進んで利用するモチベーションが高まりきらなかったんですね。

また、新規作成した際に真っ白なページで自由に作成ができるものの、何をどう書き始めて良いのか迷っているメンバーもいました。その結果、ツールを使う人と使わない人が生まれるなど、全員で利用するという前提が崩れてしまったんです。そのため、メンバーが自発的に活用できるツールをあらためて検討したのが背景です。

toaster teamのご感想を教えてください

奥地さん：

ドキュメント作成ツールはマークダウン形式のものが多かったのですが、toaster team はブログを書く感じで見たままドキュメント作成できるため、エディターが使いやすいと感じました。また、全体的な UI がとても可愛いので、毎日使っていて楽しいです。

奥地さん：

マニュアル作成に特化したレシピ機能やノート機能、用語集の機能、タスク管理まで toaster team では情報毎に特化した機能が用意されているおかげで、何でも白紙の状態で書けるツールと異なり、ドキュメントの作成に迷うことがないのがとてもいいですね。今では、勤怠管理の方法や日報の入力方法、応接室の予約方法、作業系ツールの使い方など多様なマニュアルやノートを作成し、会社全体で運用しています。

また、閲覧できるメンバーを制限可能なプライベートグループの機能のおかげで、セキュアなドキュメント管理もスムーズに行えるようになりました。

リモートワーク環境下での人材育成にも効果を発揮

導入の効果についてはいかがでしょうか？

奥地さん：

例えば、勤怠の管理や有給申請ひとつとっても、ある程度運用の「型」のある内容をひとりひとりに口頭で説明していくのは生産性が良くないと感じていました。

もちろん、時間をとって教えるほうが良いのは理解していますが、各メンバーが日々の業務のなかで潤沢な教育時間をマンツーマンで割くのは、少人数の私たちの組織だと難しかったんですね。

今は toaster team で業務や手続きに関するナレッジをレシピにまとめ、「これを読んでくださいね。」と一言添えて URL を共有するだけで、一律に業務フローや手順を伝えることができるようになったので、教育にかかる時間とコストの削減ができました。

また、新型コロナウイルス感染症の影響でリモートワークの導入も行ったため、対面で長時間教えることが難しくなりました。そういった環境の中でも非対面な教育が可能になりました。

奥地さん：

toaster team で業務のレシピ化をマネジメント層に促していったのですが、自分しかできないと考えていた業務をレシピという形で言語化することによって、他のメンバーに仕事を任せる機会が生まれ、業務に割ける時間を創出出来たという声が届きました。

業務の棚卸しを通じて、フォーカスすべき時間が生まれたのは大きな副次的効果だと思います。「もっと早く取り組んでいればよかったです。」という感想をもらえたのは嬉しかったですね。

おかげさまで事業成長に伴い、新しい仲間を年々迎えていますが、各々のメンバーの業務や作業に対する知識やノウハウをそれぞれで属人化することなく、業務の見える化や棚卸し、引き継ぎできる状態にできたことで、より効率的な社員教育やメンバーひとりひとりのマルチタスク化の実現につながったと思います。

どのような方々におすすめできますか

マニュアルがない企業は存在しないと思いますので、toaster team はあらゆる企業の方に利用できるツールだと思います。

弊社ではチャットツールやファイル管理ツールを使用していますが、情報ツールが増えるほど、せっかく業務マニュアルを作っても格納する先がバラバラになってしまい、「あのマニュアルってどこにありましたっけ？」「ちょっと探しますね。…あ、ありました。ここです。」っていう会話が何度もあったのですが、同じような環境の企業さんも多いと思うんです。

toaster team では業務マニュアルから日報や議事録までさまざまなドキュメントを作成・運用できるので、情報のストック先を一元化したい、情報を資産化したいと考えている企業さんには是非使ってもらいたいツールだと思います。

【お話を伺った方】

取締役 奥地菜実子 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。