最新の情報やノウハウをその場で共有できるナレッジベース

レシピ形式でチームに共有することがとても楽しい

どのようにご利用されていますか？

西野さん：

当社の次世代事業統括部では、中途社員およびインターンの採用を積極的に行なっています。そのため、入社前に必要な説明や入社時に付与されるノートパソコンのセットアップ、各種ツールや社内システムへの登録手順など従業員のオンボーディングに必要な情報を toaster team に登録して利用しています。

toaster teamのご感想を教えてください

西野さん：

ツールを導入するうえで重要視しているのは、使いやすさと課題解決につながる機能が提供できている点。toaster team は、ユーザーインターフェイスがとても綺麗。シンプルな画面構成の反面、アップロードした画像の編集をその場ですぐにできたり、作成したレシピの外部公開ができるなど必要な機能がしっかりと備わっていると思いました。

西野さん：

特に「更新リマインダー機能」はお気に入りの機能です。業務マニュアルの多くは作っても時間が経てば存在を忘れてしまい、更新が滞りがちなドキュメント類ですよね。「更新リマインダー機能」は、作成したマニュアルの更新タイミングを自動的に通知してくれるので、「このマニュアルそろそろ更新しなきゃ」というアップデートの機会を知らせてくれるのが嬉しいです。

また、ナレッジをレシピ形式でチームに共有することがとても楽しく、ナレッジが持つ言葉の重厚さを感じることなく、カジュアルに誰でもかんたんに利用できる素敵なツールだと思います。

効率的な人材教育と指導の品質担保を実現

導入の効果についてはいかがでしょうか？

西野さん：

今までは、新しく入社される方への体系だてた説明や業務フローがありませんでした。受け入れ先の部門が各々の方法で業務手順を説明したり、情報システム部が準備したマニュアルを印刷して配布したり、人事が作成した資料をメールで添付して配布したりなど。主管する部署がさまざまなゆえ、情報管理や伝達方式に一貫性がなく、伝える側も教えられる側も負担が大きかったことが課題でした。

toaster team を導入後は、それぞれの部門の担当者が口頭で説明する必要がなくなり、説明のクオリティが担保できるようになりました。作成したマニュアルを共有して「こちらを読んでおいてください」の一言で完結できるため、時間と場所を問わずに説明できるのも大きな効果ですね。

またファイルのような管理の手間がなく、最新情報を適切なタイミングで更新できるため、ナレッジベースにベストなツールだと思います。

西野さん：

また、チームのナレッジがどんどん溜まっていくことで、目の前や横にいる同僚、隣の部門など異なる人たちのナレッジに触れる機会ができると、他の業務や知らない業務への理解を深められますよね。新しいメンバーに限ったお話ではなく、既存メンバーにも等しく、ひとりひとりのナレッジが行き渡っていくことで、入社年次に影響されない円滑な業務連携にもつながります。ひとりひとりの業務の明文化につながるうえに、自分自身の業務の棚卸しもできることがとても良いと感じました。

チームの情報を一気通貫で運用できる

どのようなシーンや組織に toaster team は おすすめできますか？

西野さん：

新入社員や中途社員などメンバーの受け入れや研修、取り扱うドキュメントが多い企業の人事部や総務部、情報システム部の方々には是非おすすめしたいと思います。また、社内電子書類の格納先がわかりづらいと悩みをかかえている方や、マニュアル類をワードやエクセルのファイルとして作成しているものの、作りっぱなしになって運用されていない環境が生まれている組織・グループにもおすすめしたいですね。チームの情報を一気通貫で運用・管理できるプラットフォームだと思います。

【お話を伺った方】

商品開発本部 次世代事業統括部 dip Robotics リーダー 西野翠 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。