第二創業期の体制整備を目指してナレッジを集約する文化をつくる

第二創業期を迎え、体制整備が不可欠に

トースターチームを導入した背景を教えて下さい

小村さん：

トースターチームを導入した理由は社内のルール整備と新人教育です。

もともと当社は自由な社風が特徴で、住宅建築の他にレストランの運営など幅広い事業を手掛けています。働き方についても週 7 日休んでもよい、といったように各々が自由に働いている会社でした。

しかし従業員の数も増えてくるにつれて、コミュニケーションが上手くいかなかったり、仕事の進め方が属人化したりと、自由であることで仕事が上手く回らなくなる事が増えてきました。また、これまでの取り組みの内容やナレッジが蓄積されていないため、何か意思決定をする際はその都度、代表に判断を仰ぐ必要がありました。

当社の主な事業は注文住宅の建築のため、同じ仕様書や設計図でも、それぞれの認識や解釈をそろえなければ、仕様と異なる建物が生まれてしまう可能性があります。こうしたリスクを避けるためにも、業務上の暗黙のルールや従業員の経験やノウハウを社内のルールとして整備し、業務の属人化を解消する必要があると考えていました。

また、新卒採用を開始することになり、新人の教育に向けてナレッジの蓄積と活用を進めるべきだとも考えていました。そうしたタイミングで出会ったのがトースターチームでした。

誰でも使えるシンプルな機能

トースターチームに実際に触れてみていかがでしたか？

小村さん：

機能と操作画面がシンプルで、すべての従業員が簡単に使いこなせそうだと感じました。機能が複雑すぎると現場で使ってもらえなかったり、管理できないと思っていたので、機能と操作の簡単さにはとても満足しています。

他にも、フォルダで作成したレシピを整理でき、検索ができるのはとても便利だと感じました。レシピの作成や利用が見える化するアクティブユーザーランキングは、人事評価と組み合わせると面白そうだなと思いました。

あらゆる情報を toaster team に集約して事業をスムーズに

トースターチームをどのようにご利用されていますか？

小村さん：

これまで定めていなかった業務に関わるルールを 1 つずつ整備してトースターチームにレシピとして記載していくことからはじめました。導入直後は、文書として残していくことに抵抗があったり、「すでに自分は分かっているのに何故わざわざ書かないといけないのか」と、運用がなかなか進まなかったのですが、ナレッジ共有やルール化することの重要さの理解が社内に浸透した結果、サービスの定着が進んでいます。

特にトースターチームを導入してから発足した新規事業のチームでは、業務に関するあらゆる情報をトースターチームに集約しています。これまでは各々がメモや議事録として残してた記録やナレッジを、誰もがアクセスできるレシピとして共有しており、仕事の内容や進め方、進捗をいつでも確認できるようになっています。

業務におけるノウハウも記載し、メンバー全員でアップデートしていくことでよりスムーズに事業を回すことができるようになりました。今ではトースターチームなしでは事業部が成立しないのでは、と思うほどになっています。

「ルールを整備して toaster team に残す」が文化に

トースターチームを導入した効果はいかがでしたか？

小村さん：

当初の目的であった社内のルール整備と教育コストの削減が実現できました。

社内ルールについては、これまで各々の解釈に任せていた部分をルール化して言語化することで、全員が同じ解釈ややり方で仕事を進められるようになりました。ルールを定めて運用することで、仕事がより効率的に進めやすくなった実感があり、「ルールにして言語化する文化」が社内に芽生えているのを感じます。

新たに策定されたルールを周知するのもトースターチームでできるため、社内の情報共有もスムーズになっています。

また、仕事の内容やナレッジがトースターチームに蓄積されたことで、社員それぞれが上長に都度判断を仰がず、過去の事例などを参考に自ら判断できるようになり、意思決定のスピードが格段に向上しました。

新人教育の面では、これまでは先輩の現場に同行して業務内容を感じて学びとる、その後、先輩から個別レクチャーを行う、といった研修になっており、時間に対してインプットできる情報量が少ないことが課題でした。トースターチームを導入してからは、まずトースターチームに記載してあるレシピ・マニュアルやノウハウ、ナレッジを読み込んで、新人の現場に先輩社員が同行し、必要に応じて適宜サポートする形で研修が行えるようになりました。業務内容を実践で進めることができるため、新人の学習効率や自調自考が上がり、新卒の教育に大いに役立っています。

【お話を伺った方】

新築事業部設計部 小村潤平 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。