難しいマニュアル作成が、シンプル・わかりやすい・かわいいに変わった

マニュアルの活用が課題

導入を考えた背景について教えてください

川島さん：

これまでは Excel のようなスプレッドシートでマニュアルを作成していましたが、新しいメンバーが増えていくたびに、「あのマニュアルはどこにありますか？」という会話が増え、マニュアルがうまく活用されていないという課題が生まれていました。

お取引先の会社さんから toaster team をご紹介いただいたのがご縁でサービスを利用したところ、マニュアル作成の画面がとても分かりやすく、簡単にレシピが作成できたので、すぐに社内に共有しました。

社員も短時間でサービスに慣れ親しみ、今ではすっかりチーム全体に toaster team でマニュアル作成することが浸透しています。

シンプルでわかりやすく、かわいいデザインでチームへの導入もスムーズに

toaster teamのご感想を教えてください

川島さん：

toaster team の画面や UI がシンプルでわかりやすく、かわいいデザインなので、毎日使っていて心地の良いツールだと感じています。

サービス内では「マニュアル」という言葉を使わず、お料理の「レシピ」という名称を採用している点も利用者に難しさや冷たい印象を与えることがなく、「レシピつくっておいてね」と気軽に作成を頼むことができ、チームメンバーの利用率や浸透の速さにつながっていると思います。

Excel のようなスプレッドシートや Word のようなドキュメント作成ツールではマニュアルをテンポよく作成するテンプレートがないため、マニュアル作成者によってマニュアルの品質にばらつきが生まれてしまいます。

toaster team ではあらかじめ用意されたステップを 1, 2, 3…と順番に伝えたい情報を埋めるだけで、誰でも簡単且つ品質を担保したわかりやすいマニュアル作成できる点を評価しています。

弊社はクラウドサービスの開発・提供をしていることもあり、様々なクラウドサービスを利用していますが、toaster team はチームのなかで最も速く受け入れられたサービスでしたね。

レシピ化して言語化することで業務の整理とナレッジ共有が可能に

導入の効果についてはいかがでしょうか？

川島さん：

社内に点在していた業務情報や個々の担当者が得た経験や知識をレシピ化することで、社内の各部門や担当者の業務が言語化され、メンバー自身の中で業務の整理と棚卸しができました。

たとえば、セミナー企画担当者の場合、toaster team でセミナー開催と運営にあたり、まず何を準備しなければならないのかと頭の中で整理しながら言語化し、レシピに順番にまとめることができるため、業務の整理と同時に業務理解がより深まります。

また、作成したセミナー開催に関するレシピを他の社員が読むことで、ナレッジの共有や活用ができるようになり、業務の再現性やマルチタスク化が進みました。

どのような方々におすすめできますか

川島さん：

クラウドサービスを普段利用している方々であれば、toaster team は導入したその日からすぐに活用できると思います。

弊社では、社員間のコミュニケーションにチャットツールを導入していますが、チャットツールの特性上、やりとりや会話はフローの情報のため、時間の経過とともに流れてしまいがちです。

toaster team では、レシピとして社内のあらゆる情報をストックできるため、チャットツールとは相性がとてもいい。

そのうえ、複雑な操作を必要としないので誰でも利用でき、文書データに囲まれている教育関係者の方々をはじめ、ペーパーワークが中心の業界の皆さんにも、推薦できるサービスだと思います。

【お話を伺った方】

代表取締役 川島寛貴 さん

※掲載記事の内容・所属部門名・役職はご取材時のものです。